Funcionalidades FACTURAENLINEA

Siempre hemos considerado que la digitalización de la facturacion en una empresa permitiría en principio un ahorro y simplificación importante en la preparación y confección de la emisión de una factura. Y es desde esa perspectiva, fundada en la productividad, es que nos hemos propuesto incorporar todas aquellas funcionalidades que te permitiesen lograr ese objetivo. Y en términos simples, pero a la vez concretos, podríamos decir que el proceso de facturación en su formato electrónico se reduciría a los siguientes pasos:

 

 

En la columna "Oportunidad" señalamos el momento en el cual usted debe realizar la acción. Así por ejemplo, antes de que usted emita sus facturas, nosotros le recomendamos que realice el Registro de los Mantenedores, tales como sus "Clientes", "Productos", "Formas de Pago", entre otros. Como esta acción le sugerimos realizarla antes de la emisión del documento tributario electrónico es que la llamamos "A priori". Caso contrario es el Envio del Documento Tributario Electrónico, cuya acción se realiza lógicamente después de la emisión de éste, motivo por el cual hemos llamado "A posteriori" su oportunidad. Y finalmente el Registro del Documento Tributario Electrónico se realiza al momento mismo en que usted lo necesita, y por eso le hemos llamado "Al Evento" su oportunidad. Veamos cada uno de esos pasos de manera resumida para luego ver cada uno de estos en detalle:

 

1° Paso: Registro de los Mantenedores

En estos registros podrás cargar desde el inicio todos tus Clientes, Productos, Categorias, Formas de Pago, Sucursales, Bodegas, Mandantes, Empresas de Factoring, Listas de Precio, Listas de SKU, entre otros, permitiendo en consecuencia dejar el sistema listo para que cuando llegue el momento de tener que emitir un documento tributario electrónico tengas ya todo previamente registrado en el sistema, logrando con ello no tener que digitar dos veces el mismo RUT de un cliente por ejemplo. Esto te permitirá un ahorro de tiempo y también reducir los errores en la confección de la factura.

 

2° Paso: Registrar el Documento Tributario Electrónico

A través de nuestra plataforma podrás emitir todo tipo de documento tributario en formato electrónico: Facturas, Facturas Exentas, Guias de Despacho, Notas de Credito, Notas de Debito, Boletas, Facturas de Retencion, Liquidaciones de Factura, Facturas de Exportacion, Notas de Credito y Notas de Debito de Exportacion, todas ellas con una estructura de menu similar que te permitirá familiarizarte rápidamente y que hace uso de los Mantenedores registrados previamente. Podrás previsualizar el documento tributario antes de generarlo, y realizar cambios en caso de que lo necesites. Asimismo podrás asociar bodegas y sucursales, e indicar el movimineto de Stock en caso de que te interese llevar el control del inventario.

 

3° Paso: Envio del Documento Tributario

Hemos recogido e incorporado hace ya muchos años el envío desfasado del Documento Tributario Electrónico por petición de los mismos clientes y cumpliendo con la normativa del SII. Es importante compartir y comentar acá lo siguiente: El SII permite enviar los Documentos Tributarios Electrónicos dentro de un plazo de 12 horas desde que éste se ha timbrado. En Facturaenlinea eso lo hemos incorporado, permitiendo al cliente poder modificar un documento emitido dentro de las 8 horas desde que lo timbro. Si el cliente necesita enviarlo al SII al momento de emitirlo, hemos dispuesto en el Panel Reportes la opción de Envío, de modo de que el usuario pueda cumplir con la necesidad que tenga. De este modo logramos automatizar el envío de todos los Documentos Tributarios Electrónicos evitando así esta gestión de parte del cliente: si el cliente no tiene problemas en esperar el envío transcurridas las 8 horas, entonces Facturaenlinea lo envía automáticamente a partir de las 19 hrs; si en cambio, si el usuario necesita enviar el Documento Tributario al SII en el minuto en que lo genera, entonces se puede dirigir al Panel de Reportes y proceder con el Envío y Validación a través de un simple clic.

 

4° Paso: Revisiones al Documento Tributario Electronico

El proceso de envío del Documento Tributario Electrónico no finaliza con la emisión del Documento, de hecho es en ese momento en donde se inicia el proceso. Para completarlo es necesario verificar la recepción del documento tributario de parte del cliente, y luego, dentro de los siguientes 8 días confirmar la aceptación del mismo. Puede pasar, y de hecho ha pasado en más de una ocasión, que un cliente incorpora en su declaración del F29 una Nota de Credito Emitida, reduciendo el pago del IVA al SII, y luego de unos meses se percata de que dicha Nota de Credito había sido rechazada por el cliente. Por nuestra parte hemos incorporado algunos elementos que reducen los riesgos de incorporar documentos tributarios electrónicos para efectos de la declaración del IVA, pero siempre está el riesgo, de modo de que lo que aconsejamos es verificar la recepción y la aceptación o rechazo del documento dentro del plazo de 8 días.

 

5° Paso: Revisiones para futuros Envios de Documentos Tributarios Electrónicos

Es importante saber que existen dos instancias de revisión que se debiera tener presente idealmente mes a mes. Se trata de la revisión de la caducidad y disponibilidad de folios (CAF: Codigo de Autorización de Folios) y de la caducidad del Certificado Digital. Ambos elementos se necesitan disponibles para poder cumplir con el envío satisfactorio del envío del Documento Tributario Electrónico en el SII. En el caso de los CAF hoy podemos señalar que en promedio el SII, considerando toda la casuística operativa y tributaria, los está disponibilizando para sólo 1 mes. Afortunadamente en Facturaenlinea nos hemos organizado de manera de cumplir la función de descargas de  CAF's sin tener que solicitar la mediación del contribuyente. En el caso del Certificado Digital, en Facturaenlinea hemos establecido como protocolo usar la caducidad de 3 años, de modo de evitar que el Representante Legal tenga que destinar tiempo año a año en este trámite.