sistema para factura electrónica
Sistema para Factura electrónica: Resolución 45 del 01 de septiembre del 2003
Esta resolución establece normas y procedimientos en la operación con los documentos tributarios emitidos a través de su sistema para factura electrónica. De manera similar a la resolución enunciada en nuestra publicación anterior, se explicitan conceptos y terminología respecto a firma electrónica, signatario, certificado digital, entidades prestadoras, entre otras. Pero se agregan los conceptos relacionados con la operación misma en la generación y recepción de documentos tributarios electrónicos. En lo particular se mencionan los siguientes conceptos:
- Emisor Electrónico: Contribuyente autorizado por el Servicio de Impuestos Internos para generar documentos tributarios electrónicos.
- Receptor Electrónico: Todo emisor electrónico que recibe un documento tributario electrónico.
- Documento Tributario Electrónico (DTE): Documento electrónico generado y firmado electrónicamente por un emisor electrónico, que produce efectos tributarios y cuyo formato está establecido por el SII.
- Número de un Documento Tributario Electrónico: Número autorizado por el Servicio de Impuestos Internos, con el cual un emisor electrónico genera y numera un documento tributario electrónico.
- Representación Impresa de un Documento Tributario Electrónico: Impresión en papel del contenido de un documento tributario electrónico, que debe cumplir los requisitos que establezca el Servicio de Impuestos Internos.
- Timbre Electrónico de un Documento Tributario Electrónico: Conjunto de caracteres que cumple la función de validar la representación impresa de un documento tributario electrónico y que permite verificar: i) que el número con que se generó el documento tributario electrónico ha sido autorizado por el Servicio de Impuestos Internos; ii) que los datos principales del documento tributario electrónico no han sido alterados; iii) que el documento tributario electrónico fue efectivamente generado por el emisor electrónico correspondiente.
- La impresión del Timbre Electrónico se realiza en código de barras de dos dimensiones. El Timbre Electrónico, y con ello el documento tributario electrónico impreso, puede ser verificado por el SII en cualquier momento.
- Información Electrónica de Ventas y Compras: Archivos electrónicos que contienen la información de todos los documentos de venta y compra, electrónicos y no electrónicos, de un emisor electrónico.
- Estos archivos no reemplazan a los Libros de Compras y Ventas que deben observar las formalidades legales establecidas en el párrafo 3° del Título IV, del Decreto Ley N° 825, de 1974, y en el Título XIV del Reglamento del D.L. N° 825, de 1974, contenido en el Decreto Supremo N° 55, de Hacienda, de 1977.
- Código de autorización de folios (CAF): Elemento computacional que es entregado por el Servicio de Impuestos Internos vía Internet, al momento de autorizar un determinado rango de folios a un emisor electrónico y que debe ser incorporado en el Timbre Electrónico.
La descripción de cada uno de estos puntos se ha transcrito de manera literal desde el contenido de la resolución de manera de mantener el detalle y énfasis en cada descripción.
Adicionalmente se describe en esta resolución el proceso de certificación que se debe realizar en caso de que el contribuyente desee operar con un sistema privado de facturación electrónica. Hay algunos puntos relevantes acá. A saber:
Para que un contribuyente pueda postular como emisor electrónico debe cumplir los siguientes requisitos:
- Poseer inicio de actividades vigente con verificación positiva
- Poseer la calidad de contribuyente de IVA
- No tener la condición de querellado, procesado o, en su caso, acusado conforme al Código Procesal Penal por delito tributario, o que haya sido sancionado por este tipo de delito hasta el cumplimiento total de su pena.
Todo el proceso de certificación, según indica esta resolución, se detalla de manera precisa en la página del Servicio de Impuestos Internos. A grandes rasgos se trata de cumplir con un proceso de certificación de 6 etapas, todas ellas realizables de manera remota con el Servicio de Impuestos Internos. Todos estos pasos son lo que cumplen los proveedores de facturación electrónica en nombre del contribuyente. Normalmente el contribuyente no realiza estas 6 etapas, salvo que desee construir su propio sistema de facturación electrónica. En caso de que el contribuyente se decida por la plataforma gratuita del Servicio de Impuestos Internos (Mipyme) no deberá realizar estos pasos, sino que deberá postularse en la opción Mipyme y de manera automática la plataforma le indicará que está aceptado o no para utilizarla de manera inmediata.
Dentro de las obligaciones generales que señala esta resolución, se encuentran algunas como las siguientes:
- El contribuyente deberá enviar un ejemplar del documento tributario electrónico en formato XML al servicio de impuestos internos.
- Enviar los documentos tributarios electrónicos a sus clientes receptores electrónicos por medio del correo de intercambio en formato XML tal como se señala en el instructivo técnico emitido por el SII (de este documento hablaremos más adelante).
- Recibir todos los documentos tributarios electrónicos de sus proveedores que sean emisores electrónicos autorizados y entregar un acuse de recibo, de acuerdo a lo establecido en el instructivo técnico.
- Generar y enviar mensualmente los libros de compra y venta en formato electrónico y firmados digitalmente.
También se señalan los procedimientos específicos para la emisión de documentos tributarios electrónicos. Dentro de estas indicaciones se destacan los siguientes puntos:
- Cuando exista transporte de bienes corporales muebles en vehículos destinados al transporte de carga respaldado con un documento tributario electrónico, deberá generarse la representación impresa del DTE en dos ejemplares, los cuales deberán ser exhibidos a los funcionarios del Servicio de Impuestos Internos cuando lo requieran durante el tránsito de las mercaderías, y uno de los ejemplares podrá ser retirado por éstos.
- Cuando se entreguen bienes en las instalaciones del receptor se deberá proceder según se detalla en los literales siguientes.
- Si el receptor es no electrónico, se debe entregar un único ejemplar de la representación impresa del DTE para respaldar la operación.
- Si el receptor es electrónico, se deberá respaldar la operación con el documento tributario electrónico en su formato digital, el cual deberá estar en poder del receptor previamente, o al momento de hacerle entrega de las mercaderías. Si no se cumple lo anterior, se deberá entregar los bienes con un ejemplar de la representación impresa del DTE y enviar el documento tributario electrónico posteriormente.
- Si no hay entrega de productos con el documento tributario electrónico y el receptor es no electrónico, se podrá utilizar el procedimiento establecido en la Resolución Ex. N°11, de 2003, que faculta al emisor electrónico para solicitar autorización al receptor no electrónico, para enviarle la representación impresa por medios electrónicos según el formato establecido en el Instructivo Técnico publicado en el sitio Web del SII.
- Todo documento tributario electrónico debe ser enviado al Servicio de Impuestos Internos vía Internet previo al transporte de las mercaderías, al envío del documento al receptor electrónico o a la entrega de su representación impresa al receptor no electrónico.
- En el caso de productos que sean transportados con una Guía de Despacho general utilizada sólo para respaldar el transporte, y que se entreguen en las instalaciones del receptor con otro documento tributario electrónico, el emisor electrónico tendrá un plazo máximo de 12 horas, contadas desde la entrega real de las especies, para enviar al Servicio de Impuestos Internos el DTE correspondiente a la entrega efectuada.
- Si un documento tributario electrónico ha sido aceptado por el Servicio de Impuestos Internos y se detecta posteriormente que éste debe ser anulado, se deberá proceder en la forma siguiente:
- Si el documento que debe anularse es una Factura Electrónica, Factura de Compra Electrónica o Factura Electrónica de Ventas y Servicios No Afectos o Exentos de IVA, se deberá emitir en el mismo período tributario, o a más tardar en el período tributario siguiente, una Nota de Crédito Electrónica, la cual deberá contener un campo que indique que se trata de una anulación.
- Si se requiere anular una Nota de Crédito Electrónica, se deberá emitir en el mismo período tributario, o a más tardar en el período tributario siguiente, una Nota de Débito Electrónica. Del mismo modo, si es necesario anular una Nota de Débito Electrónica, deberá emitirse en el mismo período tributario, o a más tardar en el período tributario siguiente, una Nota de Crédito Electrónica. En ambos casos, los documentos deberán contener un campo que indique que se trata de una anulación.
- Si se requiere anular una Guía de Despacho Electrónica, no se deberá informar al Servicio de Impuestos Internos, sino que se deberá hacer un registro en el Libro de Guías de Despacho Electrónicas, archivo que se detalla en el resolutivo octavo.
En relación a la mantención de los libros de compra y venta en formato impreso esta resolución señala lo siguiente:
En caso que el Servicio de Impuestos Internos requiera información de los Libros de Compras y Ventas de un emisor electrónico, la información deberá ser entregada por los medios y formato que se establece en los literales siguientes:
- Si la información requerida es del período en curso o de los dos períodos anteriores al actual en curso, ésta podrá ser solicitada en forma impresa o a través de medios tecnológicos. En el caso de su entrega por medios tecnológicos, se podrá entregar toda la información de acuerdo al formato de los archivos Información Electrónica de Ventas y Compras establecido y publicado por el Servicio de Impuestos Internos en su sitio Web.
- Si la información es de períodos anteriores a aquéllos señalados en el literal precedente, y corresponde a períodos en que el contribuyente estaba autorizado como emisor electrónico, la información se solicitará sólo a través de medios tecnológicos según el formato del archivo Información Electrónica de Compras y del archivo Información Electrónica de Ventas, es decir no será exigida en forma impresa.
- Si la información también es de períodos anteriores a los señalados en el literal a), pero corresponde tanto a períodos en que el contribuyente estaba autorizado como emisor electrónico como a períodos en que el contribuyente no era emisor electrónico, el contribuyente podrá optar por entregar toda la información por medios electrónicos, de acuerdo al formato del archivo Información Electrónica de Ventas y Compras establecido y publicado por el Servicio de Impuestos Internos en su sitio Web. En caso que no utilice esta opción, deberá hacer entrega de la información de los Libros de Compras y Ventas correspondiente a los períodos en que no estaba autorizado como emisor electrónico, en forma impresa en papel foliado, timbrado por el SII.
Como hemos podido observar en estas últimas páginas gran parte de la normativa de la facturación electrónica descansa en esta resolución. Es importante tenerla impresa y a mano para revisar cualquier indicación que usted desee profundizar. En formato PDF usted podrá imprimirla en tan sólo 11 páginas. Le recomiendo que la mantenga impresa y a mano. Le será de gran utilidad, por cuanto en ella se contiene gran parte de la operatoria relevante en el trabajo con documentos tributarios electrónicos. Una vez que usted logre cierto dominio en esta área probablemente sólo requiera consultar esta resolución.
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