2.3. Envio de Documento Tributario

 

En esta sección aprenderás acerca de cómo cumplir con la normativa del Servicio de Impuestos Internos en la entrega del Documento Tributario Electrónico al Cliente y al SII.

 

En esto resulta útil distinguir entre las siguientes cosas:

 

1) Cómo funcionaba la entrega y envío del Documento Tributario antiguo, el de papel con timbre de cuño.

2) Cómo funciona hoy la entrega y envío del Documento Tributario Electrónico.

3) Revisar algunas consideraciones importantes a tener en cuenta.

 

Vamos en orden.

 

Recordemos en primer lugar que antiguamente haciamos la factura sobre un talonario autocopiativo, el cual era previamente timbrado en el SII. Ese talonario constaba normalmente de 50 Documentos, con Cuadruplicado, tal como se muestra en la siguiente figura:

 

 

Y recordemos que cuando haciamos el Documento Tributario, distinguíamos normalmente 1 Original y 3 Copias.

- Original - Cliente: Se entrega al comprador.

- Copia 1: Duplicado - SII:  Queda en poder del vendedor.

- Copia 2: Triplicado - Control Tributario: Se entrega al comprador.

- Copia 3: Cuadruplicado - Cobro Ejecutivo Cedible: Queda en poder del vendedor, y en caso de que el Cliente pague la factura, queda en poder del Comprador.

 

Así entonces, al momento de Registrar un Documento Tributario de la manera antigua, usted llenaba los datos sobre el Original y, por la condición "autocopiativa" del papel, se copiaban los datos en el resto de las 3 Copias, procediendo a entregar al Comprador el Original y el Triplicado - Control Tributario al menos.

 

En el caso de que usted vendiera productos físicos debía proceder con entregar presencialmente los Documentos Tributarios al Comprador o al transporte. Si usted vendía Servicios, debía entonces enviar mediante valija (servicio de entrega de documentos) o pasar presencialmente los documentos al Comprador.

 

En muchos casos, empresas de servicios destinaban un importante monto de dinero en el presupuesto para envíos de Valijas con objeto de hacer llegar los Documentos Tributarios a sus clientes.

 

Con la aparición de la factura electrónica en Chile, el procedimiento de Envío del Documento Tributario cambia. De hecho ya no existen más las "3 Copias", sólo existen "Representaciones Impresas" del documento Original, que no revisten ningún efecto tributario ni comercial. A continuación le mostramos en una imagen el modelo nuevo, y luego le entregaremos algunos detalles de éste:

 

Como bien lo dice su nombre, ahora la factura no es manual sino "electrónica", que en estricto rigor es mas bien "digital". Su confección ya no se realiza sobre un talonario físico, sino sobre un Sistema de Facturación de tipo Digital, la entrega no conlleva Copias sino sólo 1 Original (pudiendose anexar representaciones impresas adicionales, que pueden llevar el nombre "Cedible", pero que no reviste ningún efecto tributario ni comercial), y su entrega es tanto hacia el Comprador como así también hacia el Servicio de Impuestos Internos. Si el Comprador es contribuyente de Primera Categoría, se le envía adicionalmente un archivo electrónico llamdo XML a la casilla de correo de intercambio (un a casilla de correo) que el contribuyente registra en el Servicio de Impuestos Internos. Ese XML se envía también, con ligeros matices, al SII mediante tecnología WebService. Este archivo electrónico XML normalmente lo envían de manera automática los sistemas de facturaciónn electrónica (digital) que usted utiliza para el Registro del Documento Tibutario Electrónico.

 

Veamos en la siguiente tabla una comparación de ambos envíos del Documento Tributario al comprador:

 

 

 

Dicho lo anterior, podemos reforzar ciertos aspectos en el ámbito del Envio de los Documentos Tributarios:

 

- Si se trata de la entrega de bienes físicos, la normativa del Servicio de Impuestos Internos exige que el Documento Tributario Electrónico sea impreso y entregado al Cliente o transportista. Puedes entregar el Original y también una Copia adicional del Original. No hay ningún problema en imprimir cuantas veces quieras el original, ya que en el caso de imprimir se trata de Representaciones Impresas del Documento Tributario Electrónico que únicamente existe en formato XML.

 

- Si se trata de servicios, tales como consultorias, asesorías, diseños, entre otros, la normativa no exige la impresión del documento. Basta con enviarlo al correo electrónico para cumplir con la normativa vigente.

 

- Si vendes en un Punto de Venta y aún no tienes Boleta Electrónica, entonces la normativa vigente del Servicio de Impuestos Internos permite que utilices el Comprobante de Debito en vez de Boleta Manual en caso de que el cliente te haya pagado electrónicamente. Si el cliente te paga en efectivo, entonces debes proceder a emitir Boleta Manual.

 

- Tras el envío del Documento Tributario Electrónico que emites hacia un contribuyente de Primera Categoría (empresas para decirlo en simple), se inicia otro proceso que debes conocer y que tiene que ver con los mecanismos de Aceptación o Rechazo del Documento de parte del Comprador. Así como el Envío del Documento Tributario Electrónico es "Electrónico", la confirmación de Aceptación o Rechazo también lo es. Es importante que conozcas muy bien como confirmar el estado de Aceptación o Rechazo de cada factura que has emitido, ya que ello afectará el pago de impuestos mensuales y en la Renta anual. En la siguiente sección veremos esto de manera detenida.